In een klein team is vertrouwen alles. Toch is het vaak geen gegeven. Je bent weliswaar op elkaar aangewezen maar de waan van de dag kan er toch voor zorgen dat echt contact met elkaar zeldzaam is. Volle agenda’s, eigen netwerken, eigen prioriteiten, eigen werkvelden, eigen dynamiek.

Een mate van individuele vrijheid van handelen draagt veel bij aan voldoening is het werk. Maar er zijn ook keerzijden. Zo kan het introductie van nieuwe teamleden team best lastig maken. Is een grote vrijheidsgraat een vrijbriefje? Waarom gaan dingen zoals ze gaan? Waarom drukken bepaalde accenten zwaar op het werk?

Veel besef van het functioneren van een organisatie, van de geschiedenis, van relaties intern en extern, ligt onbewust in organisaties opgeslagen. Niet in de handboeken, procedures, of in protocollen voor relatiebeheer.  Oudgedienden weten niet beter, en hanteren de regels onbewust. Maar voor nieuwkomers kunnen juist deze dingen veel vragen oproepen.  Dat voelt onhandig. Ze zijn ook niet altijd makkelijk bespreekbaar te maken.

Het kan voor nieuwe teamleden een zoektocht zijn naar het werking van dit systeem. Het vraagt tact om te kunnen zien waarom de ene collega joviaal kan zijn naar een belangrijke klant en de ander niet. Waarom bepaalde zaken worden gemeden. Of waarom andere zaken buitensporig aandacht krijgen.

Als je dit niet herkent kun je nu nog uitstappen. Als je het wel herkent heb ik een oefening voor je voor jullie eerstkomende teamsessie. Als introductie voor nieuwe mensen, maar ook als ontspanningsoefening. Om een team te laten reflecteren. En ruimte te geven aan misschien al lang knellende zaken.

De Time line

De opbouw is eenvoudig. Zet op een groot whiteboard of een flinke rol papier een tijdlijn uit. Vanaf het eerste begin van de organisatie, tot het heden. Van links naar rechts. Neem de ruimte, een meter of 3 heb je al snel nodig. Laat wat ruimte voor de periode die voorafging aan de feitelijke oprichting.

Verdeel de tijdlijn in jaren en vul deze tijdlijn met alle aanwezige in. Collectief. Benoem zoveel mogelijk de belang zijnde momenten. Begin gewoon en wees niet te selectief. Alles kan en mag. Denk bv aan de oorsprong, de oprichting, en wat daaraan voorafging, de aanleiding. De oprichters, besturen. Aan overnames, nieuwe producten, belangrijke projecten. Successen en fiasco’s. Noem voor de organisatie belangrijke mensen, binnen en buiten, hun komen en gaan. Noem tragische gebeurtenissen, ook daar waar liever niet over gesproken wordt, zoals ongelukken, conflicten, (dreigende) faillissementen. Maar ook dat wat de zaak gered heeft, groot heeft gemaakt.

Streef niet naar volledigheid, en niets is te veel. Je voelt zelf uitstekend aan waar de grens van relevantie ligt. Nodig uit en geef ruimte. Moedig aan om niet te aarzelen. Laat iedereen bijdragen. Ook nieuwe mensen, die misschien 1 of 2 maanden werkzaam zijn. Overleg, raad, vraag. Plaats vraagtekens als je iets niet weet. Vul gaten op.

Voor b.v. een programmabureau met 4-6 mensen ben je met een uur graven een heel eind. Voor een 300+ familiebedrijf met 100 jaar geschiedenis heb je een veel langere periode (en aanpak) nodig.  Als de energie van benoemen, opschrijven, onderstrepen afneemt ben je klaar voor de volgende fase.

Alles doorlopen

Neem de timeline collectief door. Trek daar goed tijd voor uit, 1,5 – 2 uur ben je snel kwijt. Doe dit met elkaar. Geef ieder gelegenheid dingen toe te lichten. Laat anderen uitgebreid de ruimte om vragen stellen of opheldering te vragen. Nodig expliciet de nieuwe mensen hiertoe uit. Sta bij alles even stil en geef vooral ruimte aan de mindere kanten. Pak alles op, ga niets uit de weg, maar blijf ook niet eindeloos hangen.

Merk hoe vragen weer leiden naar nieuwe herinneren, die nog niet in de time line stonden.  Schrijf ze op, voeg ze toe, bespreek ze. Haal de herinneringen naar boven.

Je zult verrast zijn hoeveel dynamiek dit oproept. Hoeveel geschiedenis, oude herinneringen, inzet, verdriet, plezier. Wees verrast hoe deze oefening mensen raakt. Hoe het erkenning geeft. Wees verrast hoe snel de nieuwe teamleden verbanden zien, hoe snel ze oppikken wat werkelijk bepalend is geweest. En hoe snel ze begrijpen waarom de dingen gaan zoals ze gaan.

Een opmerking van een directeur als “Ja, dit was een zware periode voor ons team, met grote impact op sommige mensen. Daar zouden we eigenlijk nog een keer wat langer bij stil moeten staan.”, die openlijke aandacht en erkenning, doet veel. Bespreek dit en kom er op een ander moment op terug als de reacties daarom vragen.

Boven alles, geniet. De kracht zit hem in de collectieve verwondering, de verrassing en de herbeleving. Dat iedereen begrijpt dat nieuwkomers zo snel aansluiting vinden helpt enorm.  De geschiedenis wordt met elkaar herbeleefd. Dat telt.

Probeer het eens met je team. Je zult verrast worden!

Meer weten, belangstelling voor systemische werkwijzen in organisaties of op zoek naar begeleiding voor deze en andere processen?  stuur me een bericht.